Erasmus Ögrenci Değisimi Yönergesi

Amaç:

Madde 1-

Bu yönergenin amacı, Sakarya Üniversitesi’nin Ön Lisans, Lisans, Konservatuar ve Lisansüstü Programlarına kayıtlı öğrencilerinin Erasmus Programı kapsamında eğitim öğretimlerinin 1 veya 2 yarıyılını Avrupa Ülkeleri’ndeki Üniversitelerde ve Avrupa Ülkelerindeki Üniversitelerden gelen öğrencilerin eğitim ve öğretimlerinin 1 veya 2 yarı yılını Üniversitemizde geçirebilmeleri ile ilgili genel hususları, öğrenci seçim ilkelerini ve yapılacak işlemlerle ilgili tüm süreçleri düzenlemektir.

Genel Hususlar:

Sakarya Üniversitesi, bu belgede bundan sonra kısaca “Üniversite”, Sakarya Üniversitesi Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü kısaca “Müdürlük”, Sakarya Üniversitesi Erasmus Programı Proje Yürütücüsü kısaca Kurum Koordinatörü ve T.C. Başbakanlık, Devlet Planlama Teşkilatı’na bağlı “Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi” ise kısaca “Ulusal Ajans” olarak anılacaktır.

Madde 2-

Üniversite’nin Erasmus Programı kapsamında yaptığı tüm işlemler Kurum Koordinatörünün sorumluluğu ve yetkisi altındadır. Kurum Koordinatörü ise Rektörlüğe karşı sorumludur. Müdürlük, Kurum Koordinatörüne idari ve destek süreci kapsamında destek vermekle yükümlüdür.

Madde 3-

Üniversite bünyesinde yer alan Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Konservatuar/Meslek Yüksek Okulu gibi her birimde bulunan program veya bölümlerde birer program veya bölüm koordinatörü mevcut olup, bu koordinatörler öğrencilerle ilgili tüm işlemlerde ilgili birimin Erasmus Koordinatörüne karşı sorumludur. Her Enstitü/Fakülte/Y.Okul/Konservatuar/Meslek Yüksek Okulu Birim Koordinatörü de Erasmus Kurum Koordinatörüne karşı sorumludur.

Madde 4-

Öğrenci değişimi ancak var olan ikili anlaşmalar çerçevesinde mümkün olabilmektedir. Üniversite’de görevli her öğretim elemanı Erasmus Programı çerçevesinde Avrupa ülkelerindeki üniversitelerle bağlantı kurup ikili anlaşma yapabilir. Yapılacak anlaşma Erasmus Kurum Koordinatörü ve Rektörlükçe onaylanıp imzalandıktan sonra yürürlüğe girer.

Erasmus Öğrenci Seçim İlkeleri:

Madde 5-

Üniversite, Avrupa Komisyonu’ndan aldığı Erasmus Üniversite Beyannamesinde yer alan ilkeleri benimser ve bu ilkeler doğrultusunda çalışmalarını yürütmeyi taahhüt eder.

Erasmus Programı dâhil olmak isteyen Üniversiteler Avrupa Komisyonu’na başvurmak suretiyle “Erasmus Üniversite Beyannamesine” sahip olmak zorundadır. Ülkemizde Erasmus Programı, Avrupa Komisyonu’nun belirlediği kurallar ve esaslar çerçevesinde, Ulusal Ajans tarafından yürütülmektedir. Erasmus Üniversite Beyannamesine sahip olan Üniversite Akademik Yıl başlamadan evvel ilgili yıla ait sözleşmeyi Ulusal Ajans ile imzalar. Üniversite ve Ulusal Ajans arasında imzalanan sözleşme ekinde yer alan ilgili yıla ait Erasmus Uygulama El Kitabı’nda Öğrenci Değişimi, Öğretim Elemanı Değişimi ve Erasmus ile ilgili diğer uyulması gereken hususlar yer alır. Üniversite bu kitapta yer alan hükümlere uymak zorundadır.

Madde 6-

Erasmus Başvuruları, Sınav ve Yerleştirme işlemleri Ulusal Ajans’ın ilgili yıla ait Uygulama El Kitabı’nda belirtilen usuller ve esaslar çerçevesinde Üniversite Yönetim Kurulunun atadığı Sınav Komisyonu tarafından merkezi olarak yapılır. Her yıl, mart ayı içerisinde, bir sonraki eğitim öğretim Yılı için Erasmus Seçme Sınavları yapılır. Üniversite imkanlarının yeterli olması şartıyla, Sınav Komisyonu öğrencinin katılacağı programın dili ile öğrencinin sınava gireceği yabancı dilin aynı olmasını sağlar. Ancak Üniversite gerek görürse, Kurum Koordinatörünün teklifi ve Rektörlüğün onayı ile yılın değişik zamanlarında da Erasmus İlanlarına çıkabilir ve seçmeler yapabilir.

Madde 7-

Üniversite, “Erasmus başvurularını” ve “Erasmus Programı Merkezi Öğrenci Yerleştirme” işlemini şeffaflık ve eşitlik ilkeleri çerçevesinde ilgili yıla ait Erasmus Uygulama El Kitabı’nda yer alan usuller çerçevesinde bilgisayar ortamında gerçekleştirir.

Erasmus Öğrenci Seçim Süreçleri:

Madde 8-

Erasmus Programı kapsamında yapılan İkili Anlaşmalar Müdürlükçe dosyalanır ve internet ortamında güncellenir.

Madde 9-

Başvuru şartlarını taşıyan öğrenci bilgisayar sistemi üzerinde yer alan başvuru formuna giriş yapar.

Madde 10-

Yabancı Dil ve Sözlü Mülakat Sınavları sonrasında, Erasmus programı Merkezi Öğrenci Yerleştirme İşlemi Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü tarafından bilgisayar ortamında yapılır. Öğrenci sınav sonucunu öğrendikten sonraki yedi (7) gün içerisinde internet ortamında başvuru yaptığı yere girerek kazandığı üniversiteye gideceğini onaylar. Belirtilen süre içerisinde kazandığı üniversiteye gideceğini onaylamayan öğrencinin hakkından vazgeçtiği kabul edilip, yerine ilk sırada bekleyen yedek öğrenci yerleştirilir. Yedek listeden atanan öğrencinin üç (3) gün içerisinde gideceğini onaylamaması halinde yerine bir sonraki yedek öğrenci yerleştirilir. Kontenjanların dolmaması halinde yedek listenin 3. ve daha alt sıralarında bekleyen diğer öğrenciler için ise üçer günlük bekleme dönemlerinden oluşan aynı süreç geçerli olur.

Madde 11-

Erasmus Sınavlarına katılan öğrenciler kendi bölümlerinin ikili anlaşmaları dışında, ancak yakın veya ortak dersleri bulunabilen bir başka bölümün kontenjanını da tercih edebilirler. Ancak bu tür durumlarda; bir başka bölümün kontenjanına müracaat eden öğrenci 2. öncelikli olarak değerlendirilecektir.  Öğrencinin kazandığı üniversite ile yapılan ikili anlaşma herhangi bir şekilde iptal olduğu takdirde öğrenci herhangi bir hak talep edemez. Erasmus Programı ile herhangi bir üniversiteye yerleştirilen ve bu üniversiteye gitmeye hak kazanan öğrencinin kazandığı Üniversite’nin akademik takvimi, eğitim dili, ders programı, yurt imkânları ve ücretleri, bulunduğu şehir ve ülke, öğrencinin harcayabileceği aylık ortalama giderler, nüfus, ulaşım vb her türlü akademik ve fiziki bilgiyi edinmek kendi sorumluluğu altındadır.

Madde 12-

Sınavlarda başarılı olan ve gideceğini onaylayan öğrencilerin isim listesi Müdürlük tarafından yurt dışındaki ilgili üniversitelere ve Üniversite’deki ilgili birimlere bildirilir. Kazanan Öğrenci, başvuru formunu ve öğrenim anlaşmasını (Learning Agreement) bölüm Erasmus Koordinatörü’ne imzalatıp onaylatmak suretiyle yurt dışındaki üniversiteye başvurusunu yapar ve kabul mektubunu ister.

Madde 13-

Yurt dışındaki üniversite ile irtibat kurmak ve öğrenciye bu hususlarda yardımcı olmak ilgili Bölüm veya Program Erasmus Koordinatörünün sorumluluğundadır.

Bölüm veya Program Erasmus Koordinatörünün teklifi ile, öğrencinin yurt dışındaki üniversitede alacağı derslerle ilgili öğrenim anlaşması hazırlanır ve Kurum Koordinatörünce onaylanır.

Hazırlanan öğrenim anlaşmasına uygun olarak öğrencilerin alacağı ECTS karşılığı kadar dersten muaf olacağı şekilde bölüm veya program intibakı yapılır. İntibak yapılırken öğrenci alt veya üst yarıyıllardaki derslerden muaf tutulabilir. Yapılan intibak ile ilgili birim yönetim kurulu kararı öğrenci yurt dışına gitmeden önce Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. Öğrenci yurt dışına çıktıktan sonra öğrenim anlaşmasında değişiklik olursa öğrenci bu değişikliği 15 gün içerisinde Program veya Bölüm Koordinatörüne bildirmek zorundadır.

Hazırlanacak yeni intibak formu ilgili birimin yönetim kurulunda karara bağlanır ve 15 gün içinde Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir.

Madde 14-

Yurt dışına gidecek öğrenciye Müdürlük tarafından harçsız pasaport ve yurt dışı çıkış harcından muafiyet yazısı verilir. Kabul mektubu gelen öğrenciye Müdürlükçe vize İşlemlerini kolaylaştırıcı yazı konsolosluğa/elçiliğe teslim edilmek üzere verilir.

Madde 15-

Vizesini alan öğrenci Müdürlükçe istenen diğer tüm işlemleri tamamladıktan ve gerekli evrakları Müdürlüğe teslim ettikten sonra kendisine kalacağı ülke ve süreye göre ödenecek hibe miktarı hesaplanır ve bu tutarın % 80’i yurt dışına gitmeden evvel eğitim kurumunca ödenir. Yurt dışında eğitimini başarıyla tamamlayan öğrencinin öğrenim süresini teyit eden belgeyi Müdürlükçe istenebilecek diğer evraklarla birlikte teslim etmesi sonrasında kendisine geriye kalan % 20’lik hibe miktarı ödenir.

Madde 16-

Yurt dışındaki üniversiteden gelen not döküm belgesi (transkript), öğrenci tarafından bölüm veya program Erasmus Koordinatörüne iletilir. Bölüm veya Program Başkanlığı, not sisteminde dönüşüm gerekli ise bu dönüşümü yaparak öğrencilerin not döküm belgesini ilgili Dekanlık veya Müdürlük vasıtasıyla Üniversite Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderir. Notların öğrencinin not döküm belgesine işlenmesiyle Erasmus süresi sona erer.


Yurt Dışından Gelen Öğrenciler İçin İzlenecek Süreçler:

Madde 17-

Gelecek öğrenci öncelikle üniversitemizin Erasmus sayfasına girerek öğrenci başvuru formu (student application form) temin eder ve resmi olarak üniversitemize başvurusunu yapar. Yapılan başvuru Erasmus Kurum Koordinatörünce ilgili bölüm veya programla irtibata geçilerek değerlendirildikten sonra gelecek olan öğrenciye kabul mektubu gönderilir.

Madde 18-

Öğrenci, vize ve diğer resmi evrak işlemlerini kendi ülkesinde ayarlarken Müdürlük de gelen öğrencinin bilgilerini bölümüne ve yurt müdürlüğüne bildirir. Üniversitemize gelen öğrenci, şartlara bağlı olarak gerek İstanbul’da gerekse Sakarya’da karşılanır ve kalacağı yurda güvenle yerleştirilir. Kalacak yer işlemi halledildikten sonra öğrenci işlerinde dahil olduğu bölüme ilişkin olarak öğrenci kaydını yaptırır.

Madde 19-

Kayıt işlemi yapıldıktan öğrenci belgesi ve istenen diğer evraklar tamamlanarak Emniyet Müdürlüğüne oturma izni almak için müracaat edilir. Gelen öğrenci bir hafta içinde oturma iznini alırken aynı süre içinde öğrenci kimliğini de elde eder.

Madde 20-

Gelen öğrenciler için ders programı ilgili birim tarafından hazırlanır ve almaları gereken ECTS kredileri doğrultusunda gerekli düzenlemeler yapılır.

Madde 21-

Gelen öğrenci dönem içinde gerekli derslerini ve sınavlarını aldıktan sonra kendisine eğitim gördüğü süreyi belirten bir belge verilir. Gelen öğrenci kendi ülkesine giderken derslerden aldığı notları gösteren İngilizce bir not döküm belgesi verilir. Eğer öğrenci sınavlarını bitirdikten sonra dönem sonunu beklemeden dönüş yapmış ise evrak, öğrencinin eğitim gördüğü üniversitenin uluslararası ilişkiler ofisine gönderilir.

Madde 22-

Bu yönerge Sakarya Üniversitesi Senatosu’nun 22/03/2007 gün ve 279 sayılı toplantısında kabul edilmiştir.

Bu yönergeyi Sakarya Üniversitesi Rektörü yürütür.